10 / 06

Как организовать деловое мероприятие? Конференция, форум, конгресс, заседание...

Продолжение интервью с Александром Полухиным, руководителем Оргкомитета «Национальные Бизнес Форумы» и управляющим Департаментом медиа группы ГК "НБФ" в области предоставления услуг по организации и проведению деловых мероприятий.

Вопрос напрямую: «Что следует учесть при организации деловых мероприятий?»

- В первую очередь, необходимо обладать хорошим чувством юмора, практическими познаниями в области делового этикета, делопроизводства и юриспруденции, твердым знанием законодательства Российской Федерации и иметь творческое мышление! Остальное придет к Вам в самом процессе подготовки и организации международной конференции!

Большинство, если не все крупные компании Российской Федерации и средний бизнес периодически организовывают мероприятия: выставки, форумы, конференции, презентации, юбилейные и праздничные корпоративные события.

Проведение конференций и круглых столов (как в комплексе одного дня мероприятия, так и отдельно, как бизнес-совещание международного образца) гораздо приемлемее размещать на площадке отеля или гостиницы, в специализированных для данного случая конференц-залах.


Каждое деловое мероприятие включает в себя основные этапы планирования, которые четко разграничены между собой для профессионального и грамотного исполнения:

  1. Подготовительный период
  2. Производственный период
  3. Пост – производственный период

Возьмем с Вами стандартный макет делового мероприятия – конференцию. Она может быть международной, всероссийской, либо для профильных предприятий российской экономики – медицинская конференция, энергетическая, агропромышленная, машиностроительная, банковская, финансовая, строительная и т.д.

СОЗДАНИЕ И ПРОИЗВОДСТВО МЕРОПРИЯТИЙ:

Процесс подготовки, организации и проведения делового мероприятия включает в себя перечень работ:

  • Разработка и утверждение концепции (цели и задачи проведения мероприятия) и программы
  • Разработка и утверждение нейминга (название, слоган)
  • Формирование целевой аудитории (ЦА) согласно составленному с заказчиком рубрикатору
  • Разработка, составление и утверждение контента для: деловых писем, партнерских программ, спонсорских пакетов, электронных писем участников, сценария общения контакт-центра с участниками, анонсы / пресс-релизы и пост-релизы, приглашения и апостиль
  • Работа контакт-центра по приглашениям участников: аккредитация, ведение баз, мониторинг заинтересованных групп отраслей, своевременное оповещение выпускаемых пресс-релизов, актуальное обновление программ, списков участников (в том числе подтверждение VIP персон), журналистов и корреспондентов из СМИ;
  • Работа менеджеров по связям с клиентами, мотивация, обсуждение пакетов участников и наполнение пакетов докладчиков, сопровождение
  • Формирование Штаба Оргкомитета, комиссии, жюри, отборочных и региональных комитетов, покровителей, меценатов, исполнительного органа
  • Контроль оформления площадки конференции, согласование дополнительных позиций со Штабом и с заказчиком делового мероприятия
  • Работа со спикерами, утверждение тезисов и докладов
  • Отдел продаж по работе с Участниками и Спонсорами. PR-менеджер по работе со СМИ и приглашениям международных делегаций
  • Контроль технического оснащения площадки конференции, согласование энергетического допуска, безопасности и пожарных дисциплин, наличие генераторов по требованию;
  • Инструктирование рабочей группы конференции, ведение стенограммы и документооборота
  • Разработка состава организационного комитета с последующим присвоением статусов и размещением на сайте (фото, ФИО, обращение к гостям и участникам форумы и выставки)
  • Контроль за съемочной группой / корреспондентами по интервью и видео материалам конференции, а также материалами фотографов, операторов и звукорежиссеров по видео и аудио записи Заседания (с учетом соблюдения норм этикета и личной безопасности)
  • Контроль административных ресурсов: хостес, охрана, ресепшн, официанты, технический персонал, регистраторы, Служба протокола, ФСО;
  • Административно-художественное сопровождение конференции, визуализация макета делового мероприятия, расстановка мебели и столов, навигация на форуме и конференциях
  • Разработка общего сценарного Плана мероприятия, регламентированного с позициями плана-графика
  • Контроль за исполнением регламента конференции, регистрация Участников, модерирование, утверждение ведущих мероприятия, приглашение звезд российской и зарубежной эстрады
  • Контроль обеспечения демонстрации презентационных материалов, включая видео и 3D ролики
  • Генеральная репетиция (при необходимости), аудит и ревизия материалов конференции по готовности технического, организационного и обслуживающего персонала. Утверждение со Штабом 100% готовности мероприятия, получение разрешения на запуск производственных работ, сопровождение в труднодоступных местах
  • Генеральный инструктаж за- и в сам день проведения мероприятия со всеми службами: Правительство Российской Федерации, Москвы и Московской области, Администрации субъектов РФ, Губернаторов и Глав районов и городов, Республика Крым и город федерального значения Севастополь
  • Утверждение комплекта пост-материалов, поздравлений, отзывов и комментариев, благодарственных писем и т.д.
  • Контроль качества отчетного видео материала, создание видеоролика хронометражем до 60 мин либо по требованию заказчика от 10 секунд до 48 часов
  • Работа корреспондентов и фотографов на мероприятии, предоставление обработанных фотографий на DVD-диске, сопровождение и подвод Спикеров и Участников к пресс-воллу для интервьюирования
  • Мониторинг и сбор комментариев от ведущих экспертов и аналитиков, маркетологов и блогеров, журналистов и кандидатов экономических наук
  • Составление и рассылка Благодарственных писем (награждение Дипломами об Участии), сбор отзывов и предложений Участников
  • Размещение информации на внутренних ресурсах и сайтах Заказчика/Исполнителя, в социальных сетях и профильных Интерент-страницах
  • Работа Оргкомитета на площадке, в т.ч. тех.персонала по установке баннеров и ролл-апов
  • Многое другое...

Проблемы и вопросы при организации деловых мероприятий возникают всегда. Главное, как Вы поведете себя в той или иной ситуации. А самое важное - внутреннее спокойствие Заказчика на мероприятиях!

Если уделить внимание всем этим вопросам и расписать план мероприятия заранее, оно с большой долей вероятности пройдет максимально успешно и плодотворно!



Бюллетень кинопрокатчика
INFOX.ru
Инфраструктурный хаб
Клерк.Ру
Интернет-проект "Корпоративный менеджмент"
Свободная пресса