17 / 06

Как организовать идеальное деловое мероприятие и к чему нужно приготовиться?

Итак, поговорим об организации мероприятия.

Для начала определим, что же это такое?

Мероприятие - это комплекс действий, направленный на создание и организацию деятельности, предполагающей встречу и взаимодействие различных людей, ограниченной по времени и связанной с реализацией каких-либо определенных общих целей.

Деятельность по организации и управлению мероприятий в деловом сообществе принято называть event management. Несмотря на то, что организация мероприятий как отдельная специфическая форма деятельности существует давно, event management сформировался - примерно 15 лет назад.

Достаточное долгое время организацией мероприятий занимались представители различных секторов экономической деятельности: шоу-бизнеса, гостиничной отрасли, туризма и т.д., что весьма затрудняло полноценное развитие отрасли event management.

Сегодня в области организации мероприятий появились профессиональные event-организации, существуют специализированная литература, сертификационные программы, в данной сфере можно получить соответствующее образование. Постепенно организация мероприятий становится признанной индустрией со своими технологиями, игроками рынка, правилами и традициями.

Как организовать идеальное мероприятие?

Сначала необходимо определить тематику мероприятия и какую цель необходимо достигнуть, организовывая деловое мероприятие. Нужно точно понимать: для кого и для чего проводится это мероприятие, каким требованиям должно отвечать и какие ставит перед собой цели и задачи?

Основанием, или фундаментом, регламента (инструкции) проведения будущего делового мероприятия служит определенная заказчиком и исполнителем тема.

Далее определяется и утверждается соответствующее место проведения мероприятия. Выбор места также зависит от тематики мероприятия.

Разработайте программу мероприятия и сценарный план. Расставьте четкий алгоритм действий организаторов, его ведущих, модераторов и участников, приглашенное количество гостей и экспертов, общий временной регламент планируемого мероприятия.

Необходимо также сформировать команду организационного (исполнительного) комитета не менее, чем из 5-ти сотрудников. Важно грамотно распределить обязанности между персоналом согласно утвержденному Вами сценарию мероприятия. Все сотрудники обязаны владеть инструкцией и знать каждый свою зону ответственности.

За день-два до мероприятия необходимо провести инструктаж сотрудников, проверить наличие всех необходимых материалов для проведения мероприятия.

 

Смета расходов – это отдельная тема при организации и проведение деловых мероприятий, поэтому относится к ее составлению нужно крайне деликатно, четко придерживаясь допустимых и утвержденных бюджетом рамок. В нее нужно включить затраты на аренду помещения или площадки для установки шатров под конференцию, приобретение необходимой звуковой и световой техники (видео, музыкальная аппаратура, конференцсвязь, дедалайты, кинофло и далее), продукты питания (если Вы самостоятельно готовите кофе-брейк) или приглашение к сотрудничеству кейтеринговой организации, ну и соответственно оплаты услуг модератора, ведущего торжественной части, звезд эстрады и т.д.

Крайне важно разработать программу мероприятия и заранее оповестить участников мероприятия о месте и времени (приглашения, обзвон по списку) проведения мероприятия.

Используйте формы обратной связи и анкетирование, которые участники должны будут заполнить - это даст вам понимание удовлетворенности участников мероприятием и его общим наполнением для последующей работы «над ошибками» при организации следующего делового мероприятия.



UNIVER.RU
Регламент
credit.ru
Радиостанция КоммерсантъFM
НАПКА
ОПОРА-КРЕДИТ